Veranstaltungsmanagement leichter gemacht, Teil 1

SYSTOPIA hat im Laufe des letzten Jahres ein Set von CiviCRM-Erweiterungen entwickelt, um das Veranstaltungsmanagement mit CiviCRM effizienter und leichter für Teilnehmer*innen und Mitarbeitende zu machen. Im ersten Teil stellen wir drei Extensions vor, die Einladungen, Kommunikation und Check-in unterstützen.

Nach der nicht-öffentlichen Entwicklungsphase haben wir diese drei Extensions jetzt öffentlich zugänglich gemacht. Es liegt noch nicht für alle Erweiterungen eine stabile Version vor – wir freuen uns natürlich über Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Veröffentlichung. Auch sind unsere Entwicklungsleistungen nur teilweise durch Projekte finanziert, künftige Nutzer*innen können sich daher gern mit einem kleinen Beitrag solidarisch zeigen. ;-)

Im nächsten Teil stellen wir unseren neuen Werkzeugkasten zur Anbindung externer Veranstaltungsportale auf Drupal-Basis an CiviCRM vor.

Event Invitation

Wenn Sie eine Gruppe von Kontakten zu einer Veranstaltung einladen und diesen die Zu- oder Absage leicht machen möchten, ist die Erweiterung Event Invitation ein hilfreiches Werkzeug. 

Aus einer normalen Kontaktsuche heraus erstellen Sie per Suchergebnis-Aktion eine Einladungsmail mit einem Link oder ein pdf-Einladungsschreiben mit QR-Code. Beides leitet die Eingeladenen auf ein Webformular, mit dem sie ihre Zu- oder Absage übermitteln können.

Damit dieser Vorgang auch im System nachgehalten wird, werden die Eingeladenen mit dem Status „Eingeladen“ zur Veranstaltung hinzugefügt. Je nach Reaktion über das Webformular ändert sich der Status zu „Angemeldet“ oder „Abgesagt“. 

Die Extension Event Invitation auf GitHub.

Event Messages

Bekanntlich ist CiviCRM standardmäßig in der Lage, die Anmeldung zu einer Veranstaltung per E-Mail zu bestätigen. Wer sich allerdings schonmal mit der entsprechenden Nachrichtenvorlage beschäftigt hat, um diese an die eigenen Wünsche anzupassen, weiß, dass das alles andere als einfach ist. Denn die Logik für sämtliche Fallunterscheidungen ist in eine einzige Vorlage gepackt, wodurch die sehr unübersichtlich und schwer zu bearbeiten ist. 

Um das Verwalten der Veranstaltungskommunikation benutzerfreundlicher zu gestalten, haben wir die Erweiterung Event Messages entwickelt. Für jede einzelne Veranstaltung können damit bequem Regeln definiert werden, die den Versand von Nachrichten beim Wechsel des Teilnahmestatus auslösen:

Als kleines Extra bietet die Extension eine Suchergebnisaktionen für Dokumenterzeugung und E-Mailversand, bei denen alle Tokens zu Event und Anmeldung zur Verfügung stehen.

Die Extension Event Messages auf GitHub.

Event Check-in

Größere Präsenzveranstaltungen wie Konferenzen – das klingt im Moment etwas seltsam, wird aber absehbar wiederkommen. Und damit auch das Problem, den Besucher*innen-Ansturm beim Konferenz-Checkin zu bewältigen. Dies ist mit der CiviCRM-Erweiterung Event Check-in ein ganzes Stück einfacher geworden. 

Im Zusammenspiel mit Event Messages erlaubt es diese Erweiterung, QR-Codes für den Check-in zu generieren, die den Teilnehmenden mit der Anmeldebestätigung oder separat als Eintrittsticket zugesandt werden. Bei der Anmeldung muss dann also nur noch der entsprechende QR-Code eingescannt und die Anmeldung bestätigt werden, um den Teilnahmestatus zu aktualisieren.

Die Extension Event Check-in auf GitHub.

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Über den Autor

Martin Peth
Gründer und Gesellschafter bei SYSTOPIA