Projekt CiviOffice erreicht Produktionsreife

CiviCRM verfügt immer schon über ein System zur Verwaltung und Verwendung von Dokumentvorlagen. Ein wunderbares Feature, zumal man mit "Tokens" die Daten von Kontakten u.a. im Sinne von Serienbriefen integrieren und so personalisierte Dokumente erstellen kann. Leider ist der Umgang mit den Vorlagen schwierig, wenn man nicht gerade ein sehr einfaches Layout erstellen möchte, und es gibt einige funktionale Limitationen. Der Grund ist, dass die zugrundeliegende Technik eigentlich wenig geeignet für den Zweck ist: Die Vorlagen werden in HTML und CSS definiert, was für E-Mails genau richtig ist - aber für Vorlagen, aus denen pdf-Dokumente werden sollen, eben nicht. 

Erfreulicherweise erreicht unsere Erweiterung CiviOffice jetzt endlich Produktionsreife und bietet einen alternativen Zugang zum Thema Dokumentvorlagen. Die Erweiterung ermöglicht es, Dateien im gebräuchlichen docx-Format in CiviCRM hochzuladen und in verschiedenen Workflows als Vorlagen zu verwenden. Die Dokumenterstellung ist bisher für Kontakte möglich (einzeln und für mehrere aus einem Suchergebnis heraus), die Integration mit anderen Objekten wie Zuwendungen und Event-Anmeldungen soll noch implementiert werden.

Zwei ganz neue Funktionen, die bisher nicht oder nur sehr schwierig möglich waren, stellt das Tool zur Verfügung: Im Zusammenspiel mit der ZWB-Erweiterung können jetzt zu den Zuwendungsbescheinigungen auch gleich die Begleitbriefe mit erstellt werden. So entfallen gerade bei größeren Stückzahlen aufwändige Sortieraktionen. Zudem lassen sich mit CiviOffice und MailBatch personalisierte E-Mail-Anhänge erzeugen. 

CiviOffice verfügt bislang noch nicht über einen Online-Editor, um die Vorlagen vor der Verwendung nochmals anzupassen - etwa um einen persönlichen Satz hinzuzufügen. Da hierfür auch mit einem erheblichen Entwicklungsaufwand zu rechnen ist, haben wir als vorläufigen Ersatz die "Live Snippets" eingebaut - individuell definierbare Tokens, die bei der Dokumentgenerierung mit Text gefüllt werden können.  

Neben der Integration in weitere Workflows steht aktuell die Anforderung an, dass CiviOffice HTML-Elemente in das docx-eigene Format OOXML umwandeln können soll. So sollen z.B. einfache Formatierungen innerhalb von Tokens ermöglicht werden (etwa Fettdruck, Listen), und auch einfache Logik-Konstrukte können so gebaut werden. Letzteres ist v.a. hilfreich, weil Smarty-Syntax anders als im herkömmlichen Vorlagensystem von CiviCRM in CiviOffice leider nicht verwendet werden kann. Langfristig soll es möglich sein, neben dem lokalen Dokumentenspeicher auch andere Dienste anzubinden, z.B. GoogleDrive, Nextcloud oder Sharepoint. 

CiviOffice liegt derzeit in Version 0.7 vor (GitHub). Die Dokumentation ist hier zu finden. Besonderer Dank für die Unterstützung der Entwicklung gilt der Deutschen Stiftung Engagement und Ehrenamt, der Bürgerstiftung Hamburg, den Internationalen Jugendgemeinschaftsdiensten (IJGD) und der Vermittlungsagentur Boss. Für die Pilotphase und weitere Entwicklung werden noch Unterstützer gesucht, sprecht uns bei Interesse gerne an.

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Über den Autor

Martin Peth
Gründer und Gesellschafter bei SYSTOPIA