Geburtstagsgrüße mit CiviCRM

Ihre Kontakte machen das Herz eines CRM-Systems aus. Damit Sie Ihre Mitglieder, Mitarbeiter*innen und Freund*innen gebührend feiern können, haben wir an der CiviCRM Geburtstags-Erweiterung gebastelt.

Die Erweiterung befindet sich noch in der Alpha-Version, kann aber schon einiges. Mit der aktuellen Version 1.5.0-alpha1 (März 2023) können Sie sich die bevorstehenden Termine direkt auf Ihr CiviCRM-Dashboard holen und automatisch personalisierte Geburtstagsmailings versenden.

Sie können das laufende Open Source Projekt unterstützen, indem Sie die neuen Funktionen testen:

Bevorstehende Geburtstage auf einen Blick

Mit der Geburtstags-Erweiterung können Sie einen übersichtlichen Bericht der bevorstehenden Geburtstage Ihrer Kontakte erstellen.

So geht’s:

  1. Neuen Bericht erstellen
    Wählen Sie dazu die Kontaktberichtvorlage „Birthdays“ aus.

  2. Angezeigte Daten auswählen
    Wählen Sie unter „Spalten“ die Kontaktdaten, die für Sie relevant sind: z.B. Name, Geburtsdatum, Alter, Adresse…

  3. Bericht im Dashboard anzeigen
    Um die Liste direkt beim Einloggen parat zu haben, setzten Sie unter „Zugriffsrechte“einen Haken bei „Verfügbar für Übersichtsseite“. Dann können Sie den Geburtstagsbericht zu Ihrem CiviCRM-Dashboard hinzufügen.

Screenshot Geburtstagsreport

Screenshot: So sieht ein kurzer Geburtstagsbericht als Dashlet aus.

Persönliche Geburtstagsgrüße

Lassen Sie Ihre Kontakte wissen, dass Sie an ihrem Ehrentag an sie denken. Das ist nicht nur eine nette Geste, sondern trägt nachhaltig zu Mitgliederbindung bei. Gerade größere Non-Profit-Organisationen können so die Beziehung zu ihrer Mitgliederbasis pflegen.

Mit der Version 1.5 bietet die Geburtstags-Erweiterung für CiviCRM eine Schnittstelle für den automatischen Versand von Geburtstagsgrüßen per E-Mail.

So geht’s:

  1. Neue Nachrichtenvorlage erstellen
    Verwenden Sie Tokens, um individuelle Kontaktdaten wie Name oder Alter zu Ihrer Mailvorlage hinzuzufügen.

  2. Kontakte hinzufügen
    Fügen Sie Kontakte, die Geburtstagsmails erhalten sollen, zu der Gruppe "Birthday greeting recipients“ hinzu.

  3. E-Mail-Versand konfigurieren
    Über das Einstellungsmenü der Geburtstags-Erweiterung können Sie die Mailvorlage und eine Absende-Adresse auswählen. Sie finden dieses Menü im Reiter „Administration“>“Kommunikation“>“Birthday Settings“.

  4. Neue geplante Aufgabe hinzufügen
    Eine ausführliche Anleitung zum Konfigurieren und Testen  der geplanten Aufgabe finden Sie im Einstellungsmenü der Geburtstags-Erweiterung.

  5. Aktivitäten nachverfolgen
    Für alle Mailings wird in CiviCRM eine Aktivität geschrieben, die angibt, ob die Zustellung erfolgreichen war.

  • Screenshot: Erstellen Sie eine Mailvorlage mit Ihren personalisierte Geburtstagsgrüßen.

  • Screenshot:  Der Mailversand wird als geplante Aufgabe durchgeführt.

  • Screenshot: So sieht die Geburtstagsmail im Postfach Ihrer Geburtstagskinder aus.

PrevNext

...und was noch?

Wir finden, dass die menschliche Seite eines CRM-Systems im Mittelpunkt stehen sollte. Persönliche Geburtstagsgrüße gehören da einfach dazu. Deswegen möchten wir Verbesserungen und neue Funktionen zur Geburtstags-Erweiterung hinzufügen.

Wenn Sie Interesse daran haben, die Weiterentwicklung durch Feedback oder Finanzierung zu unterstützen, wenden Sie sich per Mail an info@systopia.de.

Dokumentation


Bild des Benutzers Lena Jukna
Über den Autor

Lena Jukna

Referentin der Geschäftsführung