Eine neue Erweiterung optimiert die Erstellung von Briefvorlagen in CiviCRM

Lässt sich CiviCRM mit Online-Office-Anwendungen aus dem OpenSource-Bereich integrieren, um die Erstellung von Vorlagen, z.B. für Serienbriefe, zu erleichtern?

Dieses Thema trieb uns lange um, denn viele User haben in der Praxis immer wieder mit Herausforderungen bei der Nutzung von Vorlagen im HTML-Format zu kämpfen gehabt. Schließlich wollten wir es wissen und haben in einem so genannten "Proof of Concept" die Möglichkeiten geprüft.

Mit Erfolg! Nachdem sich die Servervariante von libreoffice leider als ungeeignet herausgestellte, sind wir schließlich bei der Office-Suite "ONLYOFFICE" gelandet und haben sie mittels einer Erweiterung in CiviCRM eingebunden.

Was ist ONLYOFFICE und wie funktioniert die Einbindung in CiviCRM?
ONLYOFFICE ist eine gratis Office Suite, die bei der Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen unterstützt. Auf dem Windows/Linux-PC oder Mac können so Dokumente erstellt, angezeigt oder bearbeitet werden – auch ohne Internetverbindung. Die Software ist vollständig kompatibel mit Office Open XML-Formaten: .docx,.xlsx,.pptx.

Die neue Extension "onlyoffice" integriert die Funktionen von ONLYOFFICE in CiviCRM und kann ab sofort in unserem Demo-System ausprobiert werden.

Wie geht man zur Nutzung von ONLYOFFICE im CiviCRM-Demosystem von SYSTOPIA vor?

  1. Kontakt(e) auswählen, die das Anschreiben erhalten sollen (z.B. über SucheKontakte finden, SucheErweiterte Suche oder auch ZuwendungenZuwendungen finden)
  2. Die Kontakte markieren und als Aktion PDFs mit OnlyOffice erstellen auswählen.
  3. Im nächsten Schritt kann die Mustervorlage Briefvorlage Allgemein.docx übernommen werden. Mit Klick auf die Schaltfläche PDFs erstellen wird eine zip-Datei erzeugt, in der die einzelnen Anschreiben als PDFs hinterlegt sind. Die Datei kann direkt geöffnet oder lokal gespeichert werden.
  4. Falls Sie eine eigene Vorlage anlegen und ausprobieren möchten, klicken Sie im grün hinterlegten Textbereich auf die URL zur Demo-Version von ONLYOFFICE und melden sich mit dem ebenfalls hier hinterlegten Benutzernamen und Passwort an.
  5. Klicken Sie auf Dokumente.
  6. Im folgenden Bildschirm auf die Schaltfläche Erstellen klicken und den Eintrag Dokument auswählen.
    Alternativ kann über die Schaltfläche Hochladen auch eine bereits erstellte Datei verwendet und editiert werden. Sowohl für das Erstellen und Bearbeiten als auch das Hochladen können Text-, Tabellen- oder Präsentationsdateien verwendet werden. Mehr zu den von ONLYOFFICE unterstützten Formaten für…
    … Textdateien hier
    … Präsentationsdateien hier
    … Tabellenkalkulation hier

  7. Geben Sie dem Dokument eine sprechende Bezeichnung und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Häkchen zum Erstellen.
  8. Es öffnet sich der Text-Editor, mit dem Sie das Anschreiben erstellen und formatieren können. An dieser Stelle können alle Civi Tokens benutzt werden (wie z.B. {contact.first_name}, {contact.last_name}).
  9. Zum Schluss klicken Sie auf Zu Dokumenten übergeben (im rechten oberen Bildschirmbereich). Das Dokument sollte dann in der Übersicht erscheinen.
  10. Nach einem neuen Aufruf der Aktion PDFs mit OnlyOffice erstellen erscheint auch die neue Vorlage in der Drop-Down-Liste und kann verwendet werden (Aktualisierung der Seite mit F5 ist ausreichend).


Zur technischen Dokumentation für die Erweiterung geht es hier entlang.


Um die Erweiterung in ein stabiles und für die Community möglichst einfach nutzbares Format zu bringen, benötigen wir übrigens noch Sponsoren. Wenn wir es schaffen, eine ausreichende Summe "einzusammeln", können wir absehbar eine möglichst allgemein nutzbare Version der Erweiterung unter freier Lizenz veröffentlichen.

Pilotorganisationen, die substantielle Summen zur Finanzierung beitragen, installieren wir die Erweiterung in einem Testsystem, führen gemeinsam umfassende Tests der Erweiterung durch und beheben dabei identifizierte Fehler. Pilotkunden haben ggf. auch die Möglichkeit, noch "Feature Requests", also gewünschte Funktionen zu äußern, die wir dann individuell entwickeln können.

Wenn Interesse daran besteht, die Entwicklung zu unterstützen oder es Rückfragen gibt, meldet euch / melden Sie sich bitte bei Juliane Welp (welp@systopia.de).

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